Электронная подпись на первичных документах

Рано или поздно, но все ведомства и органы государственной власти, а также частные компании перейдут на электронный документооборот. На этом настаивает Президент РФ, на этом настаивает реальность. И, рано или поздно, перед нами встанет вопрос: как и где работает электронная подпись?
Но Электронная Подпись активно применяется уже сегодня. В том числе и для заверения первичных документов. И тут необходимо знать несколько законодательных особенностей.
Одна из них — организация имеет право заверять первичные документы электронной подписью. Однако закон не уточняет, какой именно подписью нужно заверять приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и другие документы. «Заверить можно любой ЭП, но, при этом, необходимо обеспечить условия признания документов с такой подписью равнозначными документам на бумажном носителе с подписью от руки», — поясняет руководитель Удостоверяющего центра ООО «БТП» Ирина Беспалова.
Напомним, что согласно Федеральному закону РФ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» существует несколько видов подписей. Простая подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом. Усиленная неквалифицированная элекутронная подпись помимо этого позволяет определить, вносились ли в документ изменения после подписания. В то же время электронные документы, подписанные неквалифицированной электронной подписью, не будут иметь юридической силы, если в соглашении между участниками электронного взаимодействия не будет определен порядок ее проверки. Такие документы могут быть приняты к налоговому учету только в том случае, если электронный вариант равнозначен бумажному.
Усиленная квалифицированная подпись является самой сложной и применяется для подписания отчетности и налоговых деклараций. В свою очередь, она должна быть подтверждена сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром.
Важно помнить, что усиленная квалифицированная и неквалифицированная подписи обеспечивают более серьезную защищенность подлинности и правомочности документа.
По закону, если документ составлен правильно, то его можно смело предоставлять в налоговую. Но, как поясняют эксперты, пока эти самые правила законом не установлены. Дилемма разрешится после того, как ФНС России официально утвердит форматы первичных документов для передачи в электронной форме. И тогда работать с электронным документооборот станет куда проще. Ведь именно на это и нацелена «электронная реформа» последних лет. Самое главное в этом случае обращаться к серьезным и проверенным удостоверяющим центрам по выдаче электронных подписей, чтобы быть уверенным в своей работе с подписью.